Réunion efficiente
Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Les décisions prises collectivement sont plus facilement acceptées de tous.
Et pourtant les réunions consomment du temps et doivent donc être menées dans un souci d’efficacité. Comment organiser et mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets ?
Public
Tout acteur de l'entreprise souhaitant améliorer l'efficacité et la qualité de ses réunions.
Prérequis
Pas de prérequis
Durée
1 jour
Planning
À déterminer avec le donneur d’ordres
Tarif
Le tarif de base est de 640 € HT par jour et par personne *
Objectifs
- Revisiter l'utilisation des réunions
- Trouver des alternatives à la réunion en salle
- Savoir utiliser à bon escient les réunions
- Adopter une organisation adaptée et structurante
- Savoir optimiser et réussir efficacement la conduite de réunion
Approche pédagogique
- Présentation des principaux outils et méthodes permettant de réussir la conduite de réunion, mise en pratique, repérage des aspects comportementaux et de communication permettant d’animer une réunion de manière pertinente et productive.
Modalités d'évaluation
- Quiz
- Exercices de mise en situation évalués
Options
- Le programme peut être modulé et modifié en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et/ou du participant
- Complémentaire avec le module "S'exprimer en public avec aisance"
Accessibilité
aux situations de handicap
Des aménagements et un suivi adapté sont possibles en fonction des situations de handicap ou de difficulté particulière. Contactez-nous pour en parler.
* Les frais de déplacement sont en plus (formation en présentiel, dans les locaux du client). Le tarif comprend les échanges par email entre séances, l'élaboration et la fourniture des supports.
Programme
Auto-diagnostic
- Comment je me perçois dans ma conduite de réunion ?
- Comment me perçoit-on dans ma façon de conduire une réunion ?
- Analyse du décalage
- Axes d'amélioration
Les questions à se poser, le périmètre
- Opportunité et finalité : cette réunion est-elle utile ? Si oui dans quel but ?
- Qu'est-ce que l'on doit obtenir à l'issue de la réunion ?
- Définir un objectif
Une réunion pour qui et pour quoi ?
- Typologies de réunion : communication ascendante, descendante, réunion informative, réunion de travail…
Préparer la réunion
- Cibler les participants : concernés ? Impliqués ?
- Qui ? Combien ?
- Quand : date et horaires favorables au plus grand nombre selon l'importance et l'urgence
- Durée : le plus court possible
- Lieu : favorable au plus grand nombre
- Définir un ordre du jour
- Définir le programme de la réunion, découpage horaire
Aspects logistiques
- Réservation de la salle ou organisation de la Visio conférence
- Préparation de la disposition de la salle selon le type de réunion
- Préparation du matériel
- Supports et informations à remettre aux participants
- Support d'animation
- Convocation/invitation, diffusion de l'ordre du jour, informations pratiques
Déroulement de la réunion
- Introduction du sujet
- Rôle de chacun, "règles du jeu"
- Enregistrement des présences
- Collecte de l'information, relevé des décisions
- Prise de parole : qui intervient sur quoi ?
- Gestion du temps
- Fil conducteur
Animer et conduire efficacement la réunion
- Modalités de conduite des différents types de réunions
- Savoir cadrer, recadrer, faire participer
- Facteurs de réussite
Compte rendu
- Contenu type
- Qualité attendue du compte rendu
- Suite attendue
Axes d'amélioration
- À partir de son autodiagnostic, choisir ses axes d'amélioration et programmer ses progrès.